Технологии 5 февраля 17:34

Как в Р7 офис сделать неудобные данные удобными: три простых инструмента

Иногда данные, с которыми приходится работать, оказываются достаточно неудобными: собраны из разных источников, содержат в одной ячейке несколько значений, дублируются или просто плохо структурированы. В редакторе таблиц Р7 офис есть несколько простых, но очень полезных инструментов, которые помогут быстро привести такие данные в порядок.

Первый инструмент — это функция «Текст по столбцам» во вкладке «Данные». Она полезна, когда в ячейке оказывается несколько значений, разделённых запятыми или другими символами, например, после выгрузки из системы или копирования из PDF. Достаточно выделить столбец, выбрать эту функцию, указать разделитель, и данные будут автоматически разложены по отдельным колонкам. После этого можно использовать «Автоподбор ширины столбца», чтобы таблица выглядела аккуратно, и вся информация отображалась целиком.

Когда данные уже разделены, часто возникает необходимость работать только с определённой их частью. Для этого в Р7 офис предусмотрены фильтры. После добавления заголовков к столбцам и выделения соответствующей строки достаточно нажать кнопку «Фильтр» — в ячейках появятся значки выпадающих списков. Через них можно выбрать нужные значения, отсортировать данные или выполнить фильтрацию по тексту. При этом фильтры можно применять одновременно по нескольким критериям, например, отобрать только поставки конкретного товара, что делает анализ более гибким и точным.

Третий инструмент — «Удаление дубликатов» во вкладке «Данные» — помогает избавиться от повторяющихся записей. Это особенно полезно, когда таблица формируется из разных источников и содержит дубли. Важно правильно выбрать столбцы для проверки: если выбрать только один столбец, можно потерять уникальные комбинации данных, а если выбрать все — система удалит только полностью идентичные строки. Например, при работе со списком задач стоит проверять дубликаты по всем столбцам, чтобы сохранить уникальные записи с разными исполнителями или сроками.

Эти три инструмента — разделение данных по столбцам, фильтрация и удаление дубликатов — позволяют быстро превратить неудобную таблицу в структурированный и готовый к анализу набор данных. Используя их, можно сэкономить время, избежать ошибок и сосредоточиться на решении рабочих задач, а не на ручной обработке информации.