экономика 28 апреля 19:41

Оптимизация документооборота в «Деловых Линиях»: новый этап сотрудничества с BIA Technologies

Ведущий российский логистический оператор, группа компаний «Деловые Линии», совершила качественный скачок в управлении внутренними документами. Это стало возможным благодаря внедрению передового решения, разработанного их стратегическим технологическим партнером – компанией BIA Technologies. Результатом стало создание единого цифрового пространства для хранения и обработки документации.

Центральным элементом новой инфраструктуры стал интегрированный архив, функционирующий на базе широко распространенной платформы «1С:Предприятие». Данная система не просто позволяет аккумулировать колоссальные массивы данных – речь идет о миллиардах единиц хранения – но и предоставляет сотрудникам интуитивно понятные инструменты для оперативного доступа к необходимой информации. Специалисты BIA Technologies реализовали функционал, который в автоматизированном порядке формирует запросы на поиск нужных бумаг и позволяет легко добавлять оцифрованные копии в централизованное электронное хранилище.

Инновационный алгоритм системы способен самостоятельно определять точное физическое местонахождение любого документа на всех стадиях его обработки. Более того, он может предоставить сотруднику его цифровую копию по первому требованию, исключая необходимость обращения к персоналу архива. Это радикально снижает временные затраты и повышает общую эффективность работы с документацией.

Дмитрий Хрущалев, занимающий пост заместителя генерального директора по развитию ГК «Деловые Линии», так прокомментировал внедрение: «Ускорение и дебюрократизация процессов работы с документами напрямую влияют на совершенствование ключевых бизнес-процессов, включая своевременность формирования и подачи отчетности. Проведенная модернизация обеспечила нас гибкой и мощной системой для комфортного управления информационными потоками. На сегодняшний день наш централизованный архив уже превысил отметку в 75 терабайт и содержит порядка 400 миллионов документов, и эти цифры постоянно растут».

Для компаний логистической сферы, таких как «Деловые Линии», где скорость реакции и точность операций имеют первостепенное значение, обеспечение бесперебойности процессов является критически важной задачей. Александр Воловик, коммерческий директор BIA Technologies, подчеркнул: «Понимая важность непрерывности операций для логистики, развертывание системы производилось поэтапно, без остановки текущей деятельности подразделений. Система оснащена возможностями поточного сканирования больших объемов документации и продвинутой поисковой формой, которая способна обрабатывать запросы по множеству различных атрибутов».

Важным аспектом проекта стало введение обязательного правила: все ключевые документы компании теперь должны иметь электронные аналоги. Такой подход гарантирует, что в централизованный архив поступает только актуальная и действительно необходимая информация, повышая качество данных и общую управляемость документационного фонда «Деловых Линий». Это решение не только оптимизирует хранение, но и закладывает фундамент для дальнейшей цифровой трансформации бизнес-процессов компании.